Diese Bedingungen („Vertrag“ oder „Bedingungen“) regeln die Nutzung des Finanzmanagement-SaaS-Dienstes („Dienst“), der von NoCFO Oy („NoCFO, Unternehmens-ID 3149769-7“) bereitgestellt wird. Mit der Nutzung des Dienstes erklärt sich der Kunde damit einverstanden, diese Bedingungen einzuhalten und im Einklang mit geltendem Recht und guter Praxis zu handeln. Die Bedingungen werden durch die Anmeldung beim Dienst akzeptiert.
1. Geltungsbereich
Dieser Vertrag betrifft die Bereitstellung des Dienstes für den Kunden. Der Vertrag tritt in Kraft, sobald der Kunde mit der Nutzung des Dienstes beginnt. Der Vertrag gilt für alle Funktionen und die gesamte Nutzung des Dienstes, sofern zwischen den Parteien nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
2. Definitionen
Kunde: Die Person oder Organisation, die den Dienst nutzt. Dienst: Der von NoCFO entwickelte und betriebene Buchhaltungs- und Finanzmanagement-SaaS-Dienst. Geschäftskonto: Das bei Aktivierung des Dienstes erstellte Konto des Kunden. Nutzer: Eine vom Kunden autorisierte Person zur Nutzung des Dienstes. Parteien: NoCFO und der Kunde. AVV: Der Anhang zu diesem Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
3. Rechte und Pflichten von NoCFO
NoCFO ist dafür verantwortlich, den Dienst gemäß diesen Bedingungen bereitzustellen, und kann bei Bedarf Unterauftragnehmer einsetzen. NoCFO hat das Recht, Inhalt und Funktionen des Dienstes ohne gesonderte Ankündigung zu ändern, den Dienst kontinuierlich weiterzuentwickeln und technische oder funktionale Änderungen vorzunehmen.
Der Dienst kann aufgrund von Weiterentwicklung oder Wartung Unterbrechungen oder Änderungen unterliegen. NoCFO haftet nicht für dem Kunden entstandene Schäden, wird jedoch nach Möglichkeit über wesentliche Störungen im Voraus informieren.
NoCFO kann den Zugang des Kunden zum Dienst einschränken oder sperren, wenn der Kunde den Betrieb, die Sicherheit, die technische Zuverlässigkeit oder die rechtmäßige Nutzung des Dienstes oder dessen Weiterentwicklung gefährdet, wesentliche vertragliche Pflichten wie Zahlungen vernachlässigt oder den Betrieb, die Sicherheit oder die Entwicklung des Dienstes vorsätzlich oder unbeabsichtigt gefährdet.
Während der Nutzung des Dienstes können die Spezialisten von NoCFO Hinweise zur Nutzung des Dienstes und zum Finanzmanagement geben. Der Kunde ist für das verantwortlich, was er auf Grundlage dieser Hinweise innerhalb oder außerhalb des Dienstes tut. NoCFO haftet nicht für die Richtigkeit der Hinweise oder Ratschläge.
NoCFO hat das Recht, im Dienst gespeicherte Daten — wie Belege, Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszugsdaten, Banktransaktionen, Kundenregisterdaten und sonstige Finanzdaten — zum Zweck der Analyse, Weiterentwicklung, Automatisierung und Qualitätsverbesserung des Dienstes zu verarbeiten.
Diese Verarbeitung beruht auf dem Vertrag, dem berechtigten Interesse von NoCFO an der Weiterentwicklung und Aufrechterhaltung des Dienstes sowie dem AVV-Anhang, der bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden befolgt wird.
NoCFO kann den Dienst einstellen, indem es den Kunden mindestens drei (3) Monate vor der Einstellung des Dienstes benachrichtigt.
4. Rechte und Pflichten des Kunden
Der Kunde hat das Recht, den Dienst gemäß diesen Bedingungen zu nutzen. Der Kunde muss die Bedingungen vor der Aktivierung des Dienstes prüfen und sicherstellen, dass die Nutzung mit geltendem Recht und guter Praxis im Einklang steht.
Der Kunde ist verantwortlich für:
• Die Richtigkeit und Aktualität der in den Dienst eingegebenen Daten.
• Die Verwaltung und Sicherung der den Nutzern gewährten Zugriffsrechte.
• Alle mit den Zugangsdaten des Geschäftskontos vorgenommenen Handlungen.
• Die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der eigenen Geräte und Netzwerkverbindungen.
Der Kunde handelt als Verantwortlicher für die im Dienst gespeicherten personenbezogenen Daten, und NoCFO handelt als Auftragsverarbeiter. Diese Verarbeitung wird durch den AVV-Anhang geregelt. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass im Dienst gespeichertes Material keine Rechte Dritter oder geltendes Recht verletzt.
Der Kunde ist verpflichtet, NoCFO über im Dienst festgestellte Fehler zu informieren.
Der Kunde kann über den Dienst integrierte oder angebotene Drittanbieterdienste nutzen, etwa Zahlungsdienste, E-Rechnungsdienste oder andere externe Schnittstellen. Bei der Nutzung solcher Dienste akzeptiert der Kunde die jeweils geltenden Nutzungsbedingungen der betreffenden Dritten und ist für deren Einhaltung verantwortlich. NoCFO haftet nicht für Inhalt, Funktionalität oder Verfügbarkeit von Drittanbieterdiensten.
5. Preise und Zahlungsbedingungen
Aktuelle Preise und Zahlungsmethoden sind auf der Website von NoCFO verfügbar. NoCFO kann seine Preisliste ohne gesonderte Zustimmung ändern. Zahlungen werden je nach gewähltem Serviceniveau im Voraus oder nachträglich berechnet. Die monatliche Mindestrechnung beträgt 10 €; Beträge darunter werden vierteljährlich abgerechnet.
Die geltende Umsatzsteuer wird dem Servicepreis hinzugefügt. Verzugszinsen richten sich nach dem finnischen Zinsgesetz. Bei Rechnungszahlungen beträgt die Zahlungsfrist vierzehn (14) Tage ab Rechnungsdatum.
Für die Zahlungsabwicklung können Drittanbieterdienste genutzt werden.
6. Geistige Eigentumsrechte
Alle mit dem Dienst verbundenen geistigen Eigentumsrechte sowie alle zugehörigen Materialien, Software, Benutzeroberflächen, Datenbanken, Vorlagen, Dokumentationen und sonstigen Inhalte gehören ausschließlich NoCFO oder seinen Lizenzgebern. Mit Ausnahme des eingeschränkten Nutzungsrechts gemäß diesen Bedingungen werden dem Kunden keine Rechte am Dienst oder dessen Inhalten übertragen.
Der Kunde ist nicht berechtigt, den Quellcode des Dienstes zu kopieren, zu ändern, zu vervielfältigen, zu verkaufen, zu vermieten, unterzulizenzieren, zu übertragen, zu veröffentlichen, zu übersetzen, zu disassemblieren, zu dekompilieren oder anderweitig zu ermitteln, sofern dies nicht durch zwingende Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist.
7. Vertraulichkeit
Vertrauliche Informationen sind alle als vertraulich gekennzeichneten Informationen oder solche, die nach den Umständen als vertraulich zu verstehen sind. Dazu können Informationen über Software, Produkte, Dienste, Technologie oder den Kunden gehören sowie sonstige Informationen, die vernünftigerweise als geschützt, vertraulich oder sensibel angesehen werden können.
Jede Partei hält im Zusammenhang mit dem Vertrag erhaltene vertrauliche Informationen geheim und gibt sie ohne schriftliche Zustimmung der anderen Partei nicht an Dritte weiter und nutzt sie nicht für andere als die im Vertrag genannten Zwecke.
Die Parteien stellen sicher, dass ihre Mitarbeitenden und Vertreter die in diesem Abschnitt genannte Vertraulichkeitspflicht einhalten.
Informationen gelten jedoch nicht als vertraulich, wenn sie sich vor Annahme des Vertrags bereits im Besitz des Empfängers befanden, öffentlich zugänglich sind oder von einem Dritten ohne Vertraulichkeitspflicht erlangt wurden.
Diese Vertraulichkeitspflicht beschränkt nicht das Recht von NoCFO, vom Kunden im Dienst gespeicherte Daten in dem durch den Vertrag und dessen AVV-Anhang zulässigen Umfang für die Bereitstellung, Wartung, Analyse, Weiterentwicklung und Automatisierung des Dienstes zu verarbeiten.
8. Haftung und Haftungsbeschränkung
Der Dienst wird „wie besehen“ bereitgestellt. NoCFO haftet nicht für indirekte Schäden, die aus der Nutzung des Dienstes entstehen, etwa entgangenen Gewinn oder Datenverlust, sofern dies nicht durch zwingende Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist. Die maximale Haftung von NoCFO ist auf drei (3) Monate der vom Kunden gezahlten Servicegebühren (ohne USt.) begrenzt.
Die Haftungsbeschränkungen beschränken nicht die Haftung einer Partei für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit.
NoCFO haftet nicht für Schäden, die durch Dienste von Drittanbietern oder durch eigene Handlungen des Kunden verursacht werden.
9. Laufzeit und Kündigung
Der Vertrag gilt bis auf Weiteres. Die Kündigungsfrist beträgt einen (1) Monat, und der Dienst wird bis zum Ende der Kündigungsfrist berechnet. Nach Beendigung des Dienstes werden die im Dienst gespeicherten Daten des Kunden drei (3) Monate nach Beendigung gelöscht, sofern die Gesetzgebung nichts anderes vorschreibt.
10. Anwendbares Recht und Streitigkeiten
Der Vertrag unterliegt finnischem Recht. Etwaige Streitigkeiten werden vor dem zuständigen Gericht in Finnland beigelegt.
11. Höhere Gewalt
Höhere Gewalt bezeichnet einen Umstand oder ein Ereignis, das die Erfüllung der vertraglichen Pflichten verhindert oder wesentlich erschwert und das außerhalb der Kontrolle der Partei liegt, nicht vernünftigerweise vorhersehbar war und dessen Folgen nicht vermieden oder verhindert werden konnten. Beispiele sind Krieg, Naturkatastrophe, Brand, Pandemie, weiträumiger Netz- oder Stromausfall, behördliche Anordnung oder ein vergleichbares außergewöhnliches Ereignis.
Ist NoCFO aufgrund höherer Gewalt an der Erfüllung seiner Pflichten gehindert, wird NoCFO in dem Umfang und für die Dauer der Behinderung von der Haftung befreit. NoCFO informiert den Kunden so bald wie vernünftigerweise möglich.
Wenn das Ereignis höherer Gewalt endet, werden die Pflichten normal wieder aufgenommen. Dauert es länger als drei (3) Monate an, hat der Kunde das Recht, den Vertrag schriftlich mit sofortiger Wirkung zu kündigen.
12. Verarbeitung personenbezogener Daten und Datenschutz
Jede Partei hält das geltende Datenschutzrecht ein. NoCFO handelt als Verantwortlicher für seine eigenen Kunden- und Nutzerdaten gemäß seiner Datenschutzerklärung, die auf der Website von NoCFO verfügbar ist.
Der Kunde handelt als Verantwortlicher für die im Dienst gespeicherten personenbezogenen Daten, und NoCFO handelt als Auftragsverarbeiter. Diese Verarbeitung wird durch den AVV-Anhang geregelt, der die Rechte und Pflichten der Parteien festlegt.
NoCFO hat das Recht, vom Kunden im Dienst gespeicherte personenbezogene Daten gemäß dem Vertrag und dem AVV-Anhang für die Bereitstellung, Wartung, Analyse, Weiterentwicklung und Automatisierung des Dienstes zu verarbeiten. NoCFO verarbeitet personenbezogene Daten nicht zu Marketingzwecken ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person.
13. Änderung des Vertrags
NoCFO kann diese Bedingungen ändern, indem es über Änderungen über den Dienst oder auf seiner Website informiert. Die fortgesetzte Nutzung nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Annahme. Akzeptiert der Kunde die Änderungen nicht, hat jede Partei das Recht, den Vertrag zu kündigen.
14. Frist für Ansprüche
Ansprüche aus dem Vertrag müssen innerhalb von sechs (6) Monaten ab Entstehung des Anspruchsgrundes geltend gemacht werden.
15. Übertragung des Vertrags
Der Kunde darf den Vertrag nicht ohne schriftliche Zustimmung von NoCFO übertragen. NoCFO kann den Vertrag an einen Dritten übertragen.
Anhang: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Dieser Anhang ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des NoCFO-Dienstes und ergänzt den Vertrag zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und NoCFO Oy (Auftragsverarbeiter).
1. Gegenstand und Art der Verarbeitung
NoCFO verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden zum Zweck der Bereitstellung, Wartung, Weiterentwicklung, Analyse und Automatisierung des Dienstes. Die Verarbeitung umfasst die technische Verarbeitung von Finanzmanagementdokumenten und im Dienst gespeicherten Daten.
2. Verarbeitete personenbezogene Daten
Im Auftrag des Kunden verarbeitete Daten können umfassen:
• Namen, Kontakt- und Adressdaten der Kunden, Mitarbeitenden, Partner oder sonstigen betroffenen Personen des Kunden
• Abrechnungsdaten, Bankkontodaten und Zahlungsdaten
• Belege, Quittungen, Kontoauszüge, Transaktionsdaten und sonstiges Finanzmanagementmaterial
• Sonstige vom Kunden oder dessen Endnutzern in den Dienst eingegebene Daten
Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Daten rechtmäßig erhoben wurden und dass der Kunde berechtigt ist, sie zur Verarbeitung an NoCFO zu übermitteln.
3. Pflichten des Auftragsverarbeiters
NoCFO verpflichtet sich, personenbezogene Daten zu verarbeiten:
• ausschließlich im Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht
• ausschließlich im Einklang mit dem Vertrag und diesem Anhang
• ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden
NoCFO stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur von Personen verarbeitet werden, die einer gesetzlichen oder vertraglichen Vertraulichkeitspflicht unterliegen.
NoCFO gestattet Behörden keinen Zugang zu Daten ohne rechtmäßige Anordnung (etwa einen Gerichtsbeschluss).
NoCFO informiert den Kunden unverzüglich über Verletzungen des Datenschutzes, damit der Kunde seine gesetzlichen Meldepflichten erfüllen kann. NoCFO stellt dem Kunden auf Anfrage angemessene Informationen oder Nachweise über die Datensicherheit des Dienstes bereit. Der Kunde hat jedoch nicht das Recht, ohne vorherige schriftliche Zustimmung von NoCFO eigene physische Prüfungen der Räumlichkeiten oder Systeme von NoCFO durchzuführen.
4. Verarbeitung zur Weiterentwicklung des Dienstes
NoCFO hat das Recht, Kundenmaterial — einschließlich Belegen, Quittungen, Kontoauszügen, Banktransaktionen und sonstigen Finanzdaten — zur Analyse, Weiterentwicklung, Automatisierung und Qualitätsverbesserung des Dienstes zu verarbeiten.
Die Verarbeitung zur Weiterentwicklung kann umfassen:
• technische Analyse von Daten
• Klassifizierung und Modellierung
• Training von Algorithmen oder Modellen des maschinellen Lernens
• Fehlererkennung und Leistungsoptimierung
Die Verarbeitung umfasst nicht die Nutzung personenbezogener Daten für Marketing oder die Weitergabe von Daten an Dritte für Zwecke, die nicht für die Bereitstellung des Dienstes wesentlich sind.
5. Unterauftragnehmer und Datenübermittlungen
NoCFO kann autorisierte Unterauftragnehmer für die Verarbeitung personenbezogener Daten einsetzen. Unterauftragnehmer handeln unter der Aufsicht von NoCFO und ausschließlich im Einklang mit diesem Anhang. Personenbezogene Daten können außerhalb des EU/EWR übermittelt werden, sofern dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist und die Übermittlungen die rechtlichen Schutzanforderungen erfüllen (z. B. Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework).
6. Pflichten des Verantwortlichen
Der Kunde ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass:
• die Verarbeitung personenbezogener Daten im Dienst rechtmäßig ist
• die im Dienst gespeicherten Daten richtig sind
• die Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen erfüllt werden
• etwaige erforderliche Behördenmeldungen ordnungsgemäß erfolgen
Der Kunde akzeptiert, dass NoCFO gemäß dem Vertrag und diesem Anhang als Auftragsverarbeiter handelt.
7. Datensicherheit
NoCFO setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten um. Die Datensicherheit wird regelmäßig bewertet und aktualisiert.
8. Löschung oder Rückgabe personenbezogener Daten
Kundenmaterial wird drei (3) Monate nach Beendigung des Vertrags aus dem Dienst gelöscht, sofern die Gesetzgebung keine längere Aufbewahrung vorschreibt.
Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine eigenen Buchhaltungs- und gesetzlichen Unterlagen nach Beendigung des Vertrags aufzubewahren.
Dieser Anhang ergänzt den Vertrag und ist gültig, solange der Vertrag in Kraft ist.